NS协同系统初步评估报告
新软公司新版本协同办公系统（版本号：NSOFFICE6.0.2以下简称NS）于20__年2月1号正式启用；经过3个月的运行，目前系统较为稳定，能满足公司的日常办公运作。
综合部近期对NS系统的使用情况进行初步评估，对系统改版前后的对比、系统的技术架构、业务支持状况、应用效果、未来业务发展的适应能力、投资价值和维护成本等进行综合分析，报告如下：
一、新旧版本功能的对比：
新版本增加功能包括：
1)工作授权：将所属权限的工作，在指定的时间内授权给单位内员工处理。
2)跟办文件：将所属的工作（收文、内部文件处理）给予跟踪处理的功能。
3)记事薄：个人备忘事宜，系统定时提醒。
4)传阅专区：全体员工查看的收发文件。
以上增加的功能实用性较强，但用户较少使用。
NS系统界面友好，可通过按钮进行扩展和伸缩；日常主要使用的功能均能在初始页面中直观显示，改版前后系统功能变化不大，用户较容易上手。
二、NS系统的技术架构：
NS系统采用lotusnotes技术架构（新旧版本），此技术多运用在OA软件的开发，目前多数企业也是使用此种技术架构开发的OA系统。Lotusnotes是业界公认开发流程类效果最成熟的软件，相对其它开发程序j2ee和.net，lotusnotes的优点在于开发工作量较小，流程扩展性强。缺点是系统功能扩充能力不足，数据管理能力较低。
三、系统业务支持能力和应用效果：
目前系统业务以日常办公为主，NS系统与原OA对比变化不大，除综合办公业务外，公司其它部门的业务或者数据并没有纳入NS系统。
根据用户调查意见，发文、收文、内部文件处理、通知公告、邮箱的功能比较稳定，出错率较低，用户使用频率较高。
NS系统中使用频率较低的模块，如请假、用印、会议管理、用品管理等，缺少数据支持，模块功能需求与公司管理体系不一致，导致使用效率偏低。
四、NS系统投资和维护成本测算：
NS系统软件投入成本为20万元，第一年软件维护，一年后每年约收取15万元/年的软件维护费用；另外因服务器硬件老化而需更换的配件约5000元/年；合计每年维护成本约15.5万元/年。
五、NS系统初步评估建议：
NS系统对收发文、内部文件处理等模块的设计和运行都较成熟和稳定，能按公司的管理需求去完成各项流程审批，各级用户也习惯新软公司的设计风格，模块功能容易上手，查询方便，稳定性较高。对于未来系统可能作进一步扩展和完善，本人建议如下：
1)NS系统是协同办公处理系统，根据现有的系统功能和过去OA系统相比较并没有突出协同办公处理系统的特点，主要体现在业务需求不明确、业务数据支持力度低、协同办公功能不明显。
2)建议对部分未能运行的模块进行需求调研，对于能提升管理效率的模块，可继续推广使用；其它没有使用价值的模块，建议从系统中删除。
3)Lotusnotes平台开发的软件数据管理能力弱，若继续扩充其它业务功能，建议采用其它平台开发。
